Załącznik nr 1 do zarządzenia nr4/2010Dyrektora

                                                                                                 naczelnego PFB z dnia 24 marca 2010r.

 

 

 

 

                                                                                                 P O L S K A  F I L H A R M O N I A

                                                                                                 B A Ł  T Y C K A

                                                                                                 Im. F R Y D E R Y K A  C H O P I N A

                                                                                                 w G D A Ń S K U

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  R E G U L A M I N

 

                                                 O R G A N I Z A C Y J N Y

 

 

                                                           ( tekst jednolity)

 

 

 

                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 S P I S   T R E Ś C I

 

 

Rozdział                                                 Tytuł                    

 

I              Postanowienia Ogólne

II             Struktura organizacyjna i zasady jej tworzenia

III            Zasady kierowania – zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności osób pełniących  funkcje kierownicze

IV            Ogólny zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników

V             Zadania pionów organizacyjnych

VI            Zasady wydawania wewnętrznych aktów normatywnych

VII           Dokumenty organizacyjne Filharmonii  oraz zasady ich wydawania i przechowywania

VIII          Planowanie i sprawozdawczość. Kontrola wewnętrzna

IX            Postanowienia końcowe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              

 

 

R O Z D Z I A Ł I

 

 

P O S T A N O W I E N I A   O G Ó L N E

 

                                                              § 1

                                                                                   

Niniejszy regulamin określa podstawowe zasady funkcjonowania komórek organizacyjnych, podział czynności, obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność osób pełniących funkcje kierownicze i samodzielne Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku  dalej zwaną Filharmonią lub PFB.

   

                                                               § 2

 

    Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku działa na podstawie :

1) ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności

    kulturalnej  (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 13, poz 123 z późn. zmianami) zwanej dalej   Ustawą,

2) zarządzenia nr 145/93 Wojewody Gdańskiego z dnia 28 grudnia 1993 r. w sprawie  podziału  Państwowej Opery i Filharmonii

    Bałtyckiej w Gdańsku zmienionego zarządzeniem nr  218/98 z dnia 22 grudnia 1998r.

3) statutu Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku, nadanego przez

    Sejmik Województwa Pomorskiego  Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003 r.,

    zwanym dalej Statutem, zmienionego Uchwałą  Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006 r. 

    oraz uchwałą nr 1055/XLI/09 z dnia 28 grudnia 2009r.

   

                                                              § 3

 

    Siedzibą Filharmonii jest miasto Gdańsk, ul. Ołowianka 1.

 

 

                                               R O Z D Z I A Ł  II

 

S T R U K T U R A   O R G A N I Z A C Y J N A

I   Z A S A D Y    J E J    T W O R Z E N I A

 

                                                              § 4

                                                                             

  1. W Filharmonii  wyodrębnia się:

    1) pion dyrektora naczelnego

    2) pion artystyczny,

    3)  pion finansowy,

  2. W obrębie pionów wyodrębnia się działy. W zależności od potrzeb w dziale może być 

      wyodrębniona sekcja.

  3. Komórki organizacyjne tworzy Dyrektor Naczelny z własnej inicjatywy albo

     na wniosek Dyrektorów, o których mowa w § 7 ust.1 Statutu.

                                                             § 5

 

1.  Strukturę organizacyjną Filharmonii określa załącznik nr 1 do regulaminu.                                                                    2.  W skład struktury organizacyjnej Filharmonii wchodzą następujące komórki

     organizacyjne :

1)       W pionie dyrektora naczelnego (DN) wyodrębnia się :

- samodzielne stanowiska :

a) asystent dyrektora,

b) radca prawny,

c) specjalista ds. kadr,

d) rzecznik prasowy,

e) stanowisko ds. bhp,

f) specjalista  do spraw imprez i wynajmu,

- oraz :

g) dział administracyjny,

h) dział inwestycji do czasu zakończenia inwestycji,

i) sekretariat,

j) archiwum zakładowe.

2) W pionie artystycznym (DART) wyodrębnia się  :

          a) orkiestrę symfoniczną,

          b) orkiestrę kameralną,

          c) chór,

          d) zespoły muzyczne,

          e) dział koordynacji pracy artystycznej.

  3) W pionie finansowym  (DF) wyodrębnia się :

       a) dział finansowo-księgowy,

       b) dział sprzedaży imprez.

                                                  § 6

 

     1.  Filharmonia jest pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.

       2.   Dyrektor Naczelny (DN) jest kierownikiem jednostki sprawującym funkcję pracodawcy.

 

                                                       § 7

 

Filharmonią kieruje Dyrektor Naczelny przy pomocy Dyrektora Artystycznego,

 i Dyrektora ds. Finansowych.

 

 

 

R O Z D Z  I A Ł  III

 

Z A S A D Y    K I E R O W A N I A  - Z A K R E S   O B O W I Ą Z K Ó W ,

U P R A W N I E Ń  I  O D P O W I E D Z I A L N O Ś C I   O S Ó B

P E Ł N I Ą C Y C H   F U N K C J E   K I E R O W N I C Z E

 

 

§ 8

 

1.        Dyrektor Naczelny  samodzielnie zarządza  Filharmonią, reprezentuje ją na zewnątrz,

      oraz ponosi odpowiedzialność za jej prawidłowe funkcjonowanie.

2.        Dyrektora Naczelnego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony zastępca.

3.        Na zastępującego Dyrektora Naczelnego przechodzą obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność wynikająca ze Statutu Filharmonii , niniejszego regulaminu oraz pełnomocnictwa.

 

                                                            § 9

 

 Do  obowiązków Dyrektora Naczelnego  w szczególności należy :

   1) planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań Filharmonii w sposób

       zapewniający terminową i efektywną ich realizację,

   2) organizowanie kontroli wewnętrznej,

   3) realizowanie właściwej polityki kadrowej w drodze doboru odpowiedniej obsady 

       kadrowej,

   4) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem budżetu i gospodarowaniem powierzonym

       mieniem Filharmonii,

   5) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy i zachowanie przepisów o  ochronie

       informacji niejawnych i ochronie danych osobowych,

   6) wydawanie zarządzeń i innych przepisów wewnętrznych.

 

                                                        § 10

 

 Do decyzji Dyrektora Naczelnego zastrzega się sprawy:

   1) określone w obowiązujących przepisach,

   2) zatwierdzania planu zadań i finansowego,

   3) przekazywane Samorządowi Województwa Pomorskiego.

 

                                                        § 11

 

 Dyrektor Naczelny  sprawuje bezpośredni nadzór  nad :

      1)  Dyrektorem  Artystycznym,

      2)  Dyrektorem ds. Finansowych,

      3) pionem dyrektora naczelnego.

 

                                                         § 12

 

1.  Do obowiązków Dyrektora Artystycznego, Dyrektora ds. Finansowych, Dyrektora Naczelnego należy dążenie do uzyskania najlepszych efektów  w podległej sferze 

     działania, realizacja celów i zadań Filharmonii przy zapewnieniu maksymalnej sprawności

     działania podległych komórek i racjonalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów.

     W szczególności do  obowiązków Dyrektorów  należy :

 1) zapewnienie realizacji zadań Filharmonii w kierowanym obszarze działania,

 2) merytoryczna znajomość zagadnień objętych podległą sferą działania stanowiących

      część zadań Filharmonii oraz obowiązujących metod pracy przy ich realizacji,

 3) znajomość ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych aktów

      normatywnych dotyczących podległej sfery działania,

 4) koordynowanie działalności i sprawowanie kontroli wewnętrznej nadzorowanych

      komórek organizacyjnych,

   5) udzielanie podległym komórkom wytycznych w zakresie planów i metod pracy, toku

        postępowania oraz organizacji pracy,

   6) bieżąca analiza i kontrola wykonywania przez podległe komórki zadań planowych,

        ustaleń aktów normatywnych i własnych poleceń,

   7) nadzór nad przestrzeganiem zasad prawidłowości , legalności, celowości i

        gospodarności działań podejmowanych przez podległe komórki,

   8) dokonywanie oceny podległych pracowników. 

 

2. Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych    posiadają  uprawnienia do jednoosobowego kierowania podległą sferą działania.

    W szczególności do  uprawnień Dyrektorów należy :

 1) podejmowanie na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora 

Naczelnego i zadań Filharmonii , samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podległej sfery działania,

 2) przekazywanie części swoich uprawnień podległym pracownikom,

 3) zatwierdzanie planów pracy podległych komórek organizacyjnych w części 

         działalności nie objętej planem, a także opiniowanie planów pracy innych  komórek,

 4) przedstawianie wniosków w sprawie przyznawania środków niezbędnych dla

          zapewnienia realizacji zadań,

 5) reprezentowanie na zewnątrz stanowiska Filharmonii w ramach posiadanego

          pełnomocnictwa.

 

 3.Dyrektor Artystyczny sprawuje bezpośredni nadzór nad  Pionem Artystycznym.

 4. Dyrektor ds. Finansowych sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Finansowym.

 

 

                                                         § 13

 1.  Dyrektor Artystyczny , Dyrektor ds. Finansowych  ponosi

      odpowiedzialność przed Dyrektorem Naczelnym  za wyniki kierowanej sfery działania

      oraz za stosowanie właściwych środków dla uzyskiwania pozytywnych wyników.

 2.  W szczególności ponoszą odpowiedzialność za:

    1) realizację statutowych celów i zadań Filharmonii,

    2) sprawną i skuteczną realizację programów działania,

  3) dobór i właściwe wykorzystanie podległych pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji,

    4) właściwą gospodarkę przekazanymi do dyspozycji lub pozyskanymi środkami

        finansowymi,

    5) przestrzeganie obowiązujących aktów  normatywnych,

    6) wykonywanie zadań wynikających z planu Filharmonii,

    7) należytą ochronę i wykorzystanie składników majątkowych,

    8) zapewnienie należytego bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia

        przeciwpożarowego,

9) należyte wywiązywanie się z zawieranych umów, porozumień, zobowiązań 

    majątkowych wobec władz państwowych, samorządowych, jednostek gospodarczych,

    osób fizycznych i pracowników Filharmonii.

 

 

 

                                                          § 14

 

 1.  Do obowiązków Dyrektora ds. Finansowych ponadto należy :

       1) prowadzenie rachunkowości jednostki,

       2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

       3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji  gospodarczych i finansowych z

          planem finansowym,

     4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów

         dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

2.  Zadania Dyrektora ds. Finansowych  polegają na:

      1) organizowaniu sporządzania, przyjmowania obiegu dokumentów i kontroli

         dokumentów w sposób zapewniający prawidłowe udokumentowanie operacji

         finansowych, sprawne przeprowadzanie kontroli wewnętrznej oraz prawidłowe

         prowadzenie księgowości i rachunkowości,

      2) organizowaniu i doskonaleniu  księgowości, i sprawozdawczości finansowej,

      3) bieżącym kontrolowaniu prawidłowości  prowadzenia księgowości i sprawozdawczości

          finansowej,

      4) kontroli właściwego przechowywania i zabezpieczenia danych i dokumentów

          księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,

      5) współudziale w opracowywaniu planów finansowych, kosztów, analiz ekonomicznych

          oraz wniosków wynikających z tych analiz,

      6) zabezpieczeniu przestrzegania dyscypliny budżetowej przede wszystkim w zakresie

          podatków i terminowego rozliczania wyników,

      7) organizowaniu i zapewnianiu terminowego przebiegu statystycznej sprawozdawczości

           finansowej,

       8) współdziałanie i doskonalenie systemu wewnętrznego rozrachunku gospodarczego,

  podejmowania prawidłowych decyzji finansowych.

 

                                                 § 15

 

1.        Dyrektor ds. Finansowych posiada uprawnienia do podejmowania na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora Naczelnego i zadań Filharmonii samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania  podległej sfery.

2.        Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do żądania od wszystkich komórek informacji, wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, usunięcia w wyznaczonym terminie stwierdzonej nieprawidłowości

3.        Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do reprezentowania na zewnątrz Filharmonii w ramach posiadanego pełnomocnictwa.

 

 

 

            § 16

 

Dyrektor ds. Finansowych ponosi odpowiedzialność za :

1) przestrzeganie powszechnie obowiązującego prawa, prawa miejscowego, przepisów

     resortowych aktów normatywnych Dyrektora Naczelnego,

2) zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia

    księgowości i rachunkowości Filharmonii,     

3) właściwe przechowywanie i zabezpieczenie danych i dokumentów księgowych,

4) zapewnienie prawidłowości i terminowości sprawozdań przekazywanych na zewnątrz.

 

R O Z D Z I A  Ł      IV

 

O G Ó L N Y   Z A K R E S   O B O W I A Z K Ó W ,  U P R A W N I E Ń

I   O D P O W I E D Z I A L N O Ś C I    P R A C O W N I K Ó W

 

                                                         § 17

 

 Do zakresu obowiązków pracowników Filharmonii w szczególności należy:

    1) znajomość zakresu działania macierzystej komórki organizacyjnej oraz przepisów

        związanych z jej funkcjonowaniem,

    2) sumienne wykonywanie obowiązków służbowych w sposób zapewniający terminowe,

         rzetelne ich wykonanie,

    3) przestrzeganie zasad dyscypliny pracy, przepisów BHP i p.poż,

    4) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, i ochronie danych

        osobowych,

    5) stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie form i metod pracy,

    6) dbałość o mienie Filharmonii.

 

                                                         § 18

 

 Pracownikom przysługują m.in. następujące uprawnienia:

 1) domaganie się od przełożonego jednoznacznego określenia zadań oraz zapewnienia

      niezbędnych środków potrzebnych dla ich należytego wykonania,

 2) odwoływanie się do właściwych organów orzecznictwa o rozstrzyganie sporów ze

    stosunku pracy.

                                                          § 19

 

 Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za :

   1) legalność, celowość i gospodarność  wykonywanych zadań,

   2) terminowość, kompletność i wiarygodność informacji przekazywanych innym  

       pracownikom Filharmonii,

   3) szkody wyrządzone Filharmonii  na skutek swojej działalności lub jej zaniechania.

 

                                                          § 20

 

Zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników Filharmonii określany jest umową o pracę lub załącznikiem do umowy o pracę – zakresem obowiązków.

 

 

R O Z D Z I A Ł   V

 

Z A D A N I A    P I O N Ó W     O R G A N I Z A C Y J N Y C H .

 

                                                          § 21

 

 Zakres działania pionu Dyrektora Naczelnego

- samodzielne stanowiska :

1) radca prawny:

   a)udzielanie porad i konsultacji prawnych,

   b) udzielanie opinii prawnych,

   c) zastępstwo prawne i procesowe,

   d) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych,

2) specjalista ds. kadr:

    a) rekrutacja , dobór i rozmieszczenie kadr,

    b) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy,

    c)  prowadzenie działalności  socjalno – bytowej,

    d) realizacja przepisów prawa pracy, prowadzenie działalności informacyjnej z tego 

         zakresu wśród pracowników, 

3) specjalista ds. BHP:

    a)  nadzór i koordynacja prac w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

    b) stała i systematyczna kontrola i ocena wszystkich stanowisk pracy , prawidłowego  

        zabezpieczenia maszyn , urządzeń itp.,

    c) bieżące prowadzenie rejestru wypadków przy pracy i chorób zawodowych,

    d) organizacja okresowych szkoleń z zakresu BHP,

4) rzecznik prasowy:

     a) zapewnia kontakty z mediami ( radiem, telewizją, prasą),

     b) kształtuje wizerunek medialny PFB,

     c) inicjuje i prowadzi negocjacje z publikatorami,

     d) prowadzi, redaguje ,nadzoruje stronę internetową PFB,

     e) aktualizuje, obsługuje informacyjny wyświetlacz  diodowy,

     f) organizuje  konferencje prasowe,

     g) prowadzi medialną obsługę wydarzeń własnych oraz wybranych zewnętrznych,

     h) prowadzi rozliczenia  merytoryczne ZAIKS,

      i) archiwizuje materiały prasowe,

      j) prowadzi sprawozdawczość  merytoryczną działalności koncertowej  i innych wydarzeń

        kulturalnych.

5) asystent dyrektora :

    a) organizuje pracę dyrektora naczelnego poprzez pilnowanie terminów oraz dba o należyty przepływ informacji pomiędzy dyrektorem naczelnym a pozostałymi komórkami,

   b) prowadzi korespondencję  dyrektora naczelnego,

   c) nadzoruje i koordynuje pracę sekretariatu,

   d) przygotowuje umowy z podmiotami zewnętrznymi i nadzoruje nad ich realizację w zakresie imprez inicjowanych przez dyrektora naczelnego,

   e) współpracuje z kierownikiem działu administracyjnego,

   f) koordynuje spotkania dyrektora naczelnego z kierownictwem Filharmonii,

  g) kontroluje protokoły sporządzone z tych spotkań oraz pilnuje terminowego  wykonywania realizacji  wyznaczonych tam zadań,

h) prowadzi sprawy związane z funkcjonowaniem Filharmonii w czasie zagrożenia ( sprawy obrony cywilnej),

6) Specjalista ds. imprez i wynajmu :

   a) organizuje imprezy oraz prowadzi wynajem pomieszczeń.

 

- Dział administracyjny :

 

a) organizowanie , nadzorowanie  i gospodarowanie bazą Filharmonii,  w tym między  innymi   zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości,  podejmowanie czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w  stanie niepogorszonym, wykonywanie opracowań i ekspertyz oraz nadzór i współpraca z

       dzierżawcami majątku  PFB

   b) ustalanie rocznych i kwartalnych harmonogramów rzeczowo – finansowych  związanych

       z obsługą administracyjną,

   c) utrzymywanie  porządku i czystości pomieszczeń oraz   wokół budynku,

   d) zabezpieczenie wszystkich pomieszczeń w niezbędny sprzęt i urządzenia,

   e) prowadzenie spraw ubezpieczeń majątkowych Filharmonii,

   f)  prowadzenie bieżącej kontroli majątku trwałego, planowanie i realizacja prac

       remontowych – konserwacyjnych, ewidencjonowanie i przestrzeganie terminowych

      kontroli obiektu zgodnie z prawem budowlanym, prowadzenie ksiąg obiektu,

  h) sporządzanie planów pracy i współpracy z działem koordynacji pracy artystycznej, 

  i) uzgadnianie z przełożonymi realizacji wydatków działu przy zachowaniu przepisów 

      finansów publicznych, prawa zamówień publicznych

  j) dbałość o sprawne funkcjonowanie systemu zabezpieczenia i aktualizację sprzętu p poż      ( w tym przeglądy techniczne).

  k) obsługa recepcji,

  l) techniczna obsługa  systemu sygnalizacji pożaru, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli  

       dostępu,  systemu BMS,

  m) obsługa  oświetlenia scenicznego nagłośnienia, wentylacji i klimatyzacji,

  d) koordynacja pracy działu  z harmonogramem pracy Filharmonii oraz pozostałymi 

      działami Filharmonii,

  e) uzgadnianie z przełożonymi realizację wydatków działu dozoru,

-  Dział Inwestycji:

    a) stymulowanie i koordynacja procesu inwestycji,

    b) współdziałanie  z pozostałymi działami,

    c) przestrzeganie dyscypliny finansowej zabezpieczonych środków finansowych na realizację inwestycji,

    d) opracowywanie planu potrzeb w zakresie inwestycji,

    e) przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z inwestycją,

    f) przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie  zamówień publicznych na roboty budowlane,

    g)  wykonywanie czynności kancelaryjnych, kompletowanie i przechowywanie dokumentów,

    h) wykonywanie zadań poleconych przez dyrektora naczelnego

    i) zorganizowanie procesu  budowy  z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,

    j) opracowanie projektu budowlanego i stosownie do potrzeb innych projektów,

   k) objęcie  budowy przez kierownika budowy ,

   l) opracowanie planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,

  ł) wykonanie i odbiór robot budowlanych,

  m) nadzór  nad wykonywaniem robot budowlanych  przez osoby o odpowiednich  kwalifikacjach zawodowych.

 

- Archiwum zakładowe :

a) gromadzenie i przechowywanie  materiałów archiwalnych.

 

 

                                                        § 22

 

Zakres działania pionu podległego  Dyrektorowi Artystycznemu :

Pion Artystyczny : Orkiestra Symfoniczna i Dział Koordynacji Pracy  Artystycznej, Orkiestra Kameralna, Zespoły Muzyczne, Chór :

 1) rzetelne i prawidłowe zgodne z założeniami realizatorów wykonywanie koncertów

    podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

 2) uczestniczenie we wszystkich zajęciach zgodnie z tygodniowym planem pracy,

 3) opracowywanie harmonogramów pracy pionu artystycznego, sporządzanie rozkładów   

     zajęć i podawanie  ich do wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem,

 4) sporządzanie umów dla solistów i osób doangażowanych,

 5) przygotowanie wszelkich materiałów niezbędnych do sporządzenia i realizacji planu 

     repertuarowego,

 6) sporządzanie miesięcznych wykazów koncertów dla Dyrektora ds. Finansowych z 

     uwzględnieniem  ilości zajęć w ciągu dnia wg obowiązujących przepisów,

 7) organizowanie i kontrolowanie pracy inspektora orkiestry, woźnego orkiestry,

     bibliotekarza,

 8) prowadzenie bieżącej ewidencji zespołu artystycznego,

 9) kontrolowanie wewnętrznej organizacji zajęć orkiestry,

 10) zabezpieczenie zmian obsadowych i nagłych zastępstw,

 11) przekazywanie danych do płac w celu sporządzenia list płac,

12) prowadzenie impresariatu artystycznego,

13) organizowanie działalności wyjazdowej,

14) organizowanie występów innych orkiestr i zespołów na scenie Filharmonii,

15) prowadzenie działalności reklamowej i wydawniczej,

16) współpraca w zakresie reklamy i promocji działalności artystycznej Filharmonii  z mass  

       mediami i  telewizją,

17)  tworzenie pod względem merytorycznym projektów wydarzeń artystycznych

       realizowanych ze środków unijnych, fundacji wspierających kulturę, ministerialnych, 

      samorządowych oraz innych sponsorskich,

18) sporządzanie sprawozdawczości kwartalnej i rocznej z działalności koncertowej  dla

      organów zwierzchnich.

 

                                                      § 23

 

Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi ds. Finansowych.

1. Dział Finansowo-Księgowy:

  1) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości księgowej w sposób zapewniający ochronę

      mienia i kontrolę wykonywanych zadań,

  2) opracowywanie planów finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,

  3) prawidłowe, rzetelne,  terminowe obliczanie wynagrodzeń pracowników Filharmonii i

      osób pracujących czasowo,

  4) dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym zgodnie z 

      obowiązującymi przepisami,

  5) wpłaty i wypłaty gotówkowe,

  6)  rozliczanie magazynu,

  7) obsługa sponsorów  w zakresie pozyskiwania środków dla PFB,

  8) opracowywanie kosztorysów do projektów przygotowywanych  merytorycznie przez pion

      artystyczny,

  9) organizowanie i prowadzenie zamówień  publicznych,

 10) pozyskiwanie środków finansowych,

 11) opracowywanie, prowadzenie i rozliczanie projektów finansowych.

2. Dział sprzedaży imprez :

   a) organizowanie i nadzorowanie sprzedaży biletów, karnetów i druków,

   b) organizowanie widowni na koncerty  w siedzibie i w wynajętych obiektach,

   c) kontakty ze słuchaczami PFB,

   d) współpraca z pionem artystycznym w promowaniu i reklamie koncertów,

   e) prowadzenie działalności reklamowej – rozwieszanie afiszy reklamujących koncerty i inne wydarzenia  artystyczne wewnątrz budynku PFB i w kasie PFB,

   f) obsługa słuchaczy na koncertach organizowanych w siedzibie i w wynajętych obiektach,

   g)  organizowanie i nadzorowanie foyer Filharmonii,

   h) nadzór nad przygotowaniem widowni Sali koncertowej , foyer i pozostałych pomieszczeń niezbędnych do obsługi widowni.

 

  

 

 

 

R O Z D Z I A Ł   V I

 

ZA S A D Y    W Y D A W A N I A    W E W N Ę T R Z N Y C H  

A K T Ó W   N O R M A T Y W N Y C H

 

                                                             § 24

 

Dyrektor Naczelny reguluje zasady realizacji celów i zadań wydając następujące akty normatywne:

1) zarządzenie – normujące zasadnicze zagadnienie o charakterze  wykonawczym  i działaniu 

     ciągłym. Postanowienia zarządzeń mogą być rozwinięte w instrukcjach i regulaminach.

2) polecenie regulujące jednorazowe, operatywne lub okresowe zadania z reguły dla

    poszczególnych komórek organizacyjnych, o krótkim terminie realizacji a dotyczące

    istotnej problematyki.

3) pismo okólne wydawane dla przekazania określonym komórkom organizacyjnym lub

    adresatom informacji o charakterze komunikatów, zawiadomień, wyjaśnień oraz

    interpretacji przepisów zawartych w innych aktach normatywnych. 

 

 

 

                                                            § 25

 

 Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych  mogą wydawać :

 1)polecenia - w zakresie ściśle określonych spraw do wykonania w krótkich terminach a dotyczących podległego obszaru działania,

2) pisma wg rozdzielnika - dotyczące wewnętrznej problematyki pionu.

 

                                                             § 26

 

Ustala się tryb opracowywania i wydawania aktów normatywnych:

   1) komórka organizacyjna na polecenie Dyrektora Naczelnego, Dyrektora Artystycznego,

       Dyrektora ds. Finansowych albo z własnej inicjatywy

       opracowuje projekt aktu normatywnego,

   2) projektodawca przekazuje projekt właściwej komórce merytorycznej celem wniesienia

        uwag merytorycznych do projektu,

   3) merytorycznie  przygotowany projekt podlega zaopiniowaniu  pod względem formalno-

       prawnym przez radcę prawnego,

   4) uzgodniony projekt przedkłada się Dyrektorowi Naczelnemu do podpisu.

 

 

R O Z D Z I A Ł  VII

 

D O K U M E N T Y    O R G A N I Z A C Y J N E    F I L H A R M O N II

O R A Z   Z A S A D Y   I C H  W Y D A W A N I A   I  P R Z E C H O W Y W A N I A

 

                                                             § 27

 

1. Podstawowymi dokumentami określającymi zasady organizacji Filharmonii są :

Statut Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku  nadany przez Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003roku zmieniony Uchwałą Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006roku i uchwałą nr 1055/XLI/09 z dnia 28 grudnia 2009r. oraz niniejszy regulamin.

2. Uzupełniającymi dokumentami organizacyjnymi są :

    1) zbiór pełnomocnictw udzielonych pracownikom,

    2) wykaz pieczątek i stempli używanych w Filharmonii,

    3) wewnętrzne akty normatywne.

 

3. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty organizacyjne są przechowywane u specjalisty  ds. kadr.

 

                                                             § 28

 

 1. Do dokonywania czynności prawnych samodzielnie w imieniu Filharmonii upoważniony

    jest Dyrektor Naczelny oraz pełnomocnicy w ramach umocowania.

 2. Pełnomocników ustanawia i powołuje Dyrektor Naczelny.

Kopie wszystkich pełnomocnictw są przechowywane i rejestrowane  u specjalisty ds. kadr.

 

 

 

R O Z D Z I A Ł VIII

 

P L A N O W A N I E  I  S P R A W O Z D A W C Z O Ś C.

K O N T R O L A   W E W N Ę T R Z N A

 

                                                              § 29

 

1. Działalność Filharmonii opiera się na planowaniu pracy, w szczególności na  rocznych i

    wieloletnich planach działalności podstawowej , remontowo-inwestycyjnej, finansowej i

    szkoleniowej.

2. Treść i wewnętrzna forma planów uwzględnia podstawowe informacje określające rodzaj i

    charakter przedsięwzięcia, przewidywany termin realizacji,  osoby odpowiedzialne za

    realizację, oraz szacunkowe wysokości kosztów zadania.

3. Wszystkie komórki organizacyjne Filharmonii sporządzają sprawozdania półroczne,  a na

    koniec II półrocza roczne, wraz z rocznymi planami pracy na rok następny.

 

                                                               § 30

 

1. Kontrola wewnętrzna w Filharmonii ma za zadanie sprawdzenie prawidłowości kierunków

    działania, doboru sposobu i metod wykonywania zadań ogólnych i obowiązków

   poszczególnych  pracowników, w odniesieniu do obowiązujących  przepisów i

   regulaminów  wewnętrznych.

2. Celem kontroli wewnętrznej jest przede wszystkim zapewnienie bieżącej i obiektywnej

    informacji niezbędnej do kierowania i zarządzania Filharmonią oraz badanie i ocena

    prawidłowości działania pracowników odpowiedzialnych za wyznaczone odcinki pracy.

3. Zadania kontroli wewnętrznej w Filharmonii wykonuje Dyrektor Naczelny i pracownicy

     przez niego wyznaczeni w szczegółowo określonym zakresie.

4. Z prac kontrolnych sporządza się sprawozdania okresowe oraz doraźne notatki służbowe  zawierające odpowiednie wnioski dotyczące kierunków działań i pracy pracowników.

 

R O Z D Z I A Ł   IX

 

P O S T A N O W I E N I A   K O Ń C O W E

 

                                                               § 31

 

1. Sprawy nieuregulowane regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Filharmonii  reguluje

    Dyrektor Naczelny zarządzeniami.

2.Wprowadzenie w życie  regulaminu organizacyjnego  następuje na podstawie

   zarządzenia Dyrektora Naczelnego po zasięgnięciu  opinii organizatora i związków

   zawodowych.

3. Zmiana regulaminu może nastąpić w drodze zarządzenia  Dyrektora Naczelnego po

    zasięgnięciu opinii organizatora i związków zawodowych.