Załącznik do Zarządzenia Nr14 /06 Dyrektora Naczelnego Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku z dnia 5 października 2006
Załącznik do Uchwały Nr 844 / 320 / 06 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 5 września 2006
POLSKA FILHARMONIA BAŁTYCKA im. FRYDERYKA CHOPINA w GDAŃSKU
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
SPIS TREŚCI
Rozdział Tytuł
I Postanowienia Ogólne II Struktura organizacyjna i zasady jej tworzenia III Zasady kierowania – zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze IV Ogólny zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników V Zadania pionów organizacyjnych VI Zasady wydawania wewnętrznych aktów normatywnych VII Dokumenty organizacyjne Filharmonii oraz zasady ich wydawania i przechowywania VIII Planowanie i sprawozdawczość.
Kontrola wewnętrzna IX Postanowienia końcowe
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Niniejszy regulamin określa podstawowe zasady funkcjonowania komórek organizacyjnych, podział czynności, obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność osób pełniących funkcje kierownicze i samodzielne Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku dalej zwaną Filharmonią lub PFB.
§ 2
Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku działa na podstawie :
1) ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 13, poz 123 z późn. zmianami) zwanej dalej Ustawą,
2) zarządzenia nr 145/93 Wojewody Gdańskiego z dnia 28 grudnia 1993 r. w sprawie podziału Państwowej Opery i Filharmonii Bałtyckiej w Gdańsku zmienionego zarządzeniem nr 218/98 z dnia 22 grudnia 1998r.
3) statutu Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku, nadanego przez Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003 r., zwanym dalej Statutem, zmienionego Uchwałą Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006 r.
§ 3
Siedzibą Filharmonii jest miasto Gdańsk, ul. Ołowianka 1.
ROZDZIAŁ II
STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ZASADY JEJ TWORZENIA
§ 4
1. W Filharmonii wyodrębnia się:
1) pion artystyczny,
2) pion finansowy,
3) pion administracyjny,
4) sekretariat.
2. W obrębie pionów wyodrębnia się działy. W zależności od potrzeb w dziale może być wyodrębniona sekcja.
3. Komórki organizacyjne tworzy Dyrektor Naczelny z własnej inicjatywy albo na wniosek Dyrektorów, o których mowa w § 7 ust.1 Statutu.
§ 5
1. Strukturę organizacyjną Filharmonii określa załącznik nr 1 do regulaminu. 2. W skład struktury organizacyjnej Filharmonii wchodzą następujące komórki organizacyjne :
1) w pionie artystycznym ( DART) wyodrębnia się dwa działy :
a) dział – Orkiestra Symfoniczna,
b) dział Koordynacji Pracy Artystycznej,
2) w pionie administracyjnym (DA) wyodrębnia się działy :
a) dział Administracyjny,
b) dział Obsługi Widza ,
c) dział Dozoru,
d) dział Inwestycji do czasu zakończenia inwestycji.
3) w Pionie Finansowym (DF) wyodrębnia się :
a) dział Finansowo-Księgowy, oraz samodzielne stanowiska
4) radca prawny,
5) stanowisko pracy ds. BHP,
6) specjalista ds. kadr,
7) rzecznik prasowy.
§ 6
1. Filharmonia jest pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.
2. Dyrektor Naczelny ( DN) jest kierownikiem jednostki sprawującym funkcję pracodawcy.
§ 7
Filharmonią kieruje Dyrektor Naczelny przy pomocy Dyrektora Artystycznego, Dyrektora ds. Administracji i Dyrektora ds. Finansowych.
ROZDZIAŁ III
ZASADY KIEROWANIA - ZAKRES OBOWIĄZKÓW , UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI OSÓB PEŁNIĄCYCH FUNKCJE KIEROWNICZE
§ 8
1. Dyrektor Naczelny samodzielnie zarządza Filharmonią, reprezentuje ją na zewnątrz, oraz ponosi odpowiedzialność za jej prawidłowe funkcjonowanie.
2. Dyrektora Naczelnego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony zastępca.
3. Na zastępującego Dyrektora Naczelnego przechodzą obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność wynikająca ze Statutu Filharmonii , niniejszego regulaminu oraz pełnomocnictwa.
§ 9
Do obowiązków Dyrektora Naczelnego w szczególności należy :
1) planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań Filharmonii w sposób zapewniający terminową i efektywną ich realizację,
2) organizowanie kontroli wewnętrznej,
3) realizowanie właściwej polityki kadrowej w drodze doboru odpowiedniej obsady kadrowej,
4) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem budżetu i gospodarowaniem powierzonym mieniem Filharmonii,
5) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy i zachowanie przepisów o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych,
6) wydawanie zarządzeń i innych przepisów wewnętrznych.
§ 10
Do decyzji Dyrektora Naczelnego zastrzega się sprawy:
1) określone w obowiązujących przepisach,
2) zatwierdzania planu zadań i finansowego,
3) przekazywane Samorządowi Województwa Pomorskiego.
§ 11
Dyrektor Naczelny sprawuje bezpośredni nadzór nad :
1) Dyrektorem Artystycznym,
2) Dyrektorem ds. Finansowych,
3) Dyrektorem ds. Administracyjnych,
4) stanowiskiem pracy ds. BHP,
5) stanowiskiem radcy prawnego,
6) specjalistą ds. kadr,
7) rzecznikiem prasowym.
§ 12
1. Do obowiązków Dyrektora Artystycznego, Dyrektora ds. Finansowych, Dyrektora ds. Administracji należy dążenie do uzyskania najlepszych efektów w podległej sferze działania, realizacja celów i zadań Filharmonii przy zapewnieniu maksymalnej sprawności działania podległych komórek i racjonalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów. W szczególności do obowiązków Dyrektorów należy :
1) zapewnienie realizacji zadań Filharmonii w kierowanym obszarze działania,
2) merytoryczna znajomość zagadnień objętych podległą sferą działania stanowiących część zadań Filharmonii oraz obowiązujących metod pracy przy ich realizacji,
3) znajomość ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących podległej sfery działania,
4) koordynowanie działalności i sprawowanie kontroli wewnętrznej nadzorowanych komórek organizacyjnych,
5) udzielanie podległym komórkom wytycznych w zakresie planów i metod pracy, toku postępowania oraz organizacji pracy,
6) bieżąca analiza i kontrola wykonywania przez podległe komórki zadań planowych, ustaleń aktów normatywnych i własnych poleceń,
7) nadzór nad przestrzeganiem zasad prawidłowości , legalności, celowości i gospodarności działań podejmowanych przez podległe komórki,
8) dokonywanie oceny podległych pracowników.
2. Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych , Dyrektor ds. Administracyjnych posiadają uprawnienia do jednoosobowego kierowania podległą sferą działania. W szczególności do uprawnień Dyrektorów należy :
1) podejmowanie na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora Naczelnego i zadań Filharmonii , samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podległej sfery działania,
2) przekazywanie części swoich uprawnień podległym pracownikom,
3) zatwierdzanie planów pracy podległych komórek organizacyjnych w części działalności nie objętej planem, a także opiniowanie planów pracy innych komórek,
4) przedstawianie wniosków w sprawie przyznawania środków niezbędnych dla zapewnienia realizacji zadań,
5) reprezentowanie na zewnątrz stanowiska Filharmonii w ramach posiadanego pełnomocnictwa.
3. Dyrektor Artystyczny sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Artystycznym.
4. Dyrektor ds. Finansowych sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Finansowym.
5. Dyrektor ds. Administracji sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Administracyjnym.
§ 13
1. Dyrektor Artystyczny , Dyrektor ds. Finansowych, Dyrektor ds. Administracji ponosi odpowiedzialność przed Dyrektorem Naczelnym za wyniki kierowanej sfery działania oraz za stosowanie właściwych środków dla uzyskiwania pozytywnych wyników.
2. W szczególności ponoszą odpowiedzialność za:
1) realizację statutowych celów i zadań Filharmonii,
2) sprawną i skuteczną realizację programów działania,
3) dobór i właściwe wykorzystanie podległych pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji,
4) właściwą gospodarkę przekazanymi do dyspozycji lub pozyskanymi środkami finansowymi,
6) wykonywanie zadań wynikających z planu Filharmonii,
7) należytą ochronę i wykorzystanie składników majątkowych,
8) zapewnienie należytego bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego,
9) należyte wywiązywanie się z zawieranych umów, porozumień, zobowiązań majątkowych wobec władz państwowych, samorządowych, jednostek gospodarczych, osób fizycznych i pracowników Filharmonii.
§ 14
1. Do obowiązków Dyrektora ds. Finansowych ponadto należy :
1) prowadzenie rachunkowości jednostki,
2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Zadania Dyrektora ds. Finansowych polegają na:
1) organizowaniu sporządzania, przyjmowania obiegu dokumentów i kontroli dokumentów w sposób zapewniający prawidłowe udokumentowanie operacji finansowych, sprawne przeprowadzanie kontroli wewnętrznej oraz prawidłowe prowadzenie księgowości i rachunkowości,
2) organizowaniu i doskonaleniu księgowości, i sprawozdawczości finansowej,
3) bieżącym kontrolowaniu prawidłowości prowadzenia księgowości i sprawozdawczości finansowej,
4) kontroli właściwego przechowywania i zabezpieczenia danych i dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,
5) współudziale w opracowywaniu planów finansowych, kosztów, analiz ekonomicznych oraz wniosków wynikających z tych analiz,
6) zabezpieczeniu przestrzegania dyscypliny budżetowej przede wszystkim w zakresie podatków i terminowego rozliczania wyników,
7) organizowaniu i zapewnianiu terminowego przebiegu statystycznej sprawozdawczości finansowej,
8) współdziałanie i doskonalenie systemu wewnętrznego rozrachunku gospodarczego, podejmowania prawidłowych decyzji finansowych.
§ 15
1. Dyrektor ds. Finansowych posiada uprawnienia do podejmowania na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora Naczelnego i zadań Filharmonii samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podległej sfery.
2. Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do żądania od wszystkich komórek informacji, wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, usunięcia w wyznaczonym terminie stwierdzonej nieprawidłowości
3. Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do reprezentowania na zewnątrz Filharmonii w ramach posiadanego pełnomocnictwa.
§ 16
Dyrektor ds. Finansowych ponosi odpowiedzialność za :
1) przestrzeganie powszechnie obowiązującego prawa, prawa miejscowego, przepisów resortowych aktów normatywnych Dyrektora Naczelnego,
2) zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia księgowości i rachunkowości Filharmonii,
3) właściwe przechowywanie i zabezpieczenie danych i dokumentów księgowych,
4) zapewnienie prawidłowości i terminowości sprawozdań przekazywanych na zewnątrz.
R O Z D Z I A Ł IV
OGÓLNY ZAKRES OBOWIAZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIKÓW
§ 17
Do zakresu obowiązków pracowników Filharmonii w szczególności należy:
1) znajomość zakresu działania macierzystej komórki organizacyjnej oraz przepisów związanych z jej funkcjonowaniem,
2) sumienne wykonywanie obowiązków służbowych w sposób zapewniający terminowe, rzetelne ich wykonanie,
3) przestrzeganie zasad dyscypliny pracy, przepisów BHP i p.poż,
4) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, i ochronie danych osobowych,
5) stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie form i metod pracy,
6) dbałość o mienie Filharmonii.
§ 18
Pracownikom przysługują m.in. następujące uprawnienia:
1) domaganie się od przełożonego jednoznacznego określenia zadań oraz zapewnienia niezbędnych środków potrzebnych dla ich należytego wykonania,
2) odwoływanie się do właściwych organów orzecznictwa o rozstrzyganie sporów ze stosunku pracy.
§ 19
Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za :
1) legalność, celowość i gospodarność wykonywanych zadań,
2) terminowość, kompletność i wiarygodność informacji przekazywanych innym pracownikom Filharmonii,
3) szkody wyrządzone Filharmonii na skutek swojej działalności lub jej zaniechania.
§ 20
Zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników Filharmonii określany jest umową o pracę lub załącznikiem do umowy o pracę – zakresem obowiązków.
ROZDZIAŁ V
ZADANIA PIONÓW ORGANIZACYJNYCH
§ 21
Zakresy działania samodzielnych stanowisk podległych bezpośrednio Dyrektorowi Naczelnemu :
1) radca prawny:
a) udzielanie porad i konsultacji prawnych,
b) udzielanie opinii prawnych,
c) zastępstwo prawne i procesowe,
d) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych,
2) specjalista ds. kadr:
a) rekrutacja , dobór i rozmieszczenie kadr,
b) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
c) prowadzenie działalności socjalno – bytowej,
d) realizacja przepisów prawa pracy, prowadzenie działalności informacyjnej z tego zakresu wśród pracowników,
3) specjalista ds. BHP:
a) nadzór i koordynacja prac w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) stała i systematyczna kontrola i ocena wszystkich stanowisk pracy , prawidłowego zabezpieczenia maszyn , urządzeń itp.,
c) bieżące prowadzenie rejestru wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
d) organizacja okresowych szkoleń z zakresu BHP,
4) rzecznik prasowy:
a) zapewnia kontakty z mediami ( radiem, telewizją, prasą),
b) kształtuje wizerunek medialny PFB,
c) inicjuje i prowadzi negocjacje z publikatorami,
d) prowadzi, redaguje ,nadzoruje stronę internetową PFB,
g) prowadzi medialną obsługę wydarzeń własnych oraz wybranych zewnętrznych,
h) prowadzi rozliczenia merytoryczne ZAIKS,
i) archiwizuje materiały prasowe,
j) prowadzi sprawozdawczość merytoryczną działalności koncertowej i innych wydarzeń kulturalnych.
§ 22
Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi Artystycznemu :
Pion Artystyczny : Orkiestra Symfoniczna i dział Koordynacji Pracy Artystycznej :
1) rzetelne i prawidłowe zgodne z założeniami realizatorów wykonywanie koncertów podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
2) uczestniczenie we wszystkich zajęciach zgodnie z tygodniowym planem pracy,
3) opracowywanie harmonogramów pracy pionu artystycznego, sporządzanie rozkładów zajęć i podawanie ich do wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem,
4) sporządzanie umów dla solistów i osób doangażowanych,
5) przygotowanie wszelkich materiałów niezbędnych do sporządzenia i realizacji planu repertuarowego,
6) sporządzanie miesięcznych wykazów koncertów dla Dyrektora ds. Finansowych z uwzględnieniem ilości zajęć w ciągu dnia wg obowiązujących przepisów,
7) organizowanie i kontrolowanie pracy inspektora orkiestry, woźnego orkiestry, bibliotekarza,
8) prowadzenie bieżącej ewidencji zespołu artystycznego,
9) kontrolowanie wewnętrznej organizacji zajęć orkiestry,
10) zabezpieczenie zmian obsadowych i nagłych zastępstw,
11) przekazywanie danych do płac w celu sporządzenia list płac,
12) prowadzenie impresariatu artystycznego,
13) organizowanie działalności wyjazdowej,
14) organizowanie występów innych orkiestr i zespołów na scenie Filharmonii,
15) prowadzenie działalności reklamowej i wydawniczej,
16) współpraca w zakresie reklamy i promocji działalności artystycznej Filharmonii z mass mediami i telewizją,
17) tworzenie pod względem merytorycznym projektów wydarzeń artystycznych realizowanych ze środków unijnych, fundacji wspierających kulturę, ministerialnych, samorządowych oraz innych sponsorskich,
18) sporządzanie sprawozdawczości kwartalnej i rocznej z działalności koncertowej dla organów zwierzchnich.
§ 23
Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi ds. Finansowych.
Dział Finansowo-Księgowy:
1) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości księgowej w sposób zapewniający ochronę mienia i kontrolę wykonywanych zadań,
2) opracowywanie planów finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) prawidłowe, rzetelne, terminowe obliczanie wynagrodzeń pracowników Filharmonii i osób pracujących czasowo,
4) dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5) wpłaty i wypłaty gotówkowe,
6) rozliczanie magazynu,
7) obsługa sponsorów w zakresie pozyskiwania środków dla PFB,
8) opracowywanie kosztorysów do projektów przygotowywanych merytorycznie przez pion artystyczny,
9) organizowanie i prowadzenie zamówień publicznych,
10) pozyskiwanie środków finansowych,
11) opracowywanie, prowadzenie i rozliczanie projektów finansowych.
§ 24
Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi ds. Administracji.
1) Dział Administracyjny:
a) organizowanie , nadzorowanie i gospodarowanie bazą Filharmonii, w tym między innymi zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, podejmowanie czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym, wykonywanie opracowań i ekspertyz oraz nadzór i współpraca z dzierżawcami majątku PFB
b) ustalanie rocznych i kwartalnych harmonogramów rzeczowo – finansowych związanych z obsługą administracyjną,
c) utrzymywanie porządku i czystości pomieszczeń oraz wokół budynku,
d) zabezpieczenie wyposażenia wszystkich pomieszczeń w niezbędny sprzęt i urządzenia,
e) prowadzenie spraw ubezpieczeń majątkowych Filharmonii,
f) prowadzenie magazynu,
g) prowadzenie bieżącej kontroli majątku trwałego, planowanie i realizacja prac remontowych – konserwacyjnych, ewidencjonowanie i przestrzeganie terminowych kontroli obiektu zgodnie z Prawem Budowlanym, prowadzenie ksiąg obiektu,
h) sporządzanie planów pracy i współpracy z Działami : Koordynacji Pracy Artystycznej, Dozoru,
i) uzgadnianie z przełożonymi realizacji wydatków Działu przy zachowaniu przepisów finansów publicznych, prawa zamówień publicznych
j) dbałość o sprawne funkcjonowanie systemu zabezpieczenia i aktualizację sprzętu p poż ( w tym przeglądy techniczne).
2) Dział Obsługi Widza:
a) organizowanie i nadzorowanie sprzedaży, biletów, karnetów i druków,
b) organizacja widowni na koncerty w siedzibie i wynajętych obiektach,
c) kontakty ze słuchaczami PFB,
d) współpraca z pionem artystycznym w promowaniu i reklamie koncertów,
e) prowadzenie działalności reklamowej – rozwieszanie afiszy reklamujących koncerty i inne wydarzenia artystyczne wewnątrz budynku PFB i kasie PFB,
f) obsługa słuchaczy na koncertach organizowanych w siedzibie i wynajętych obiektach,
g) organizowanie i nadzorowanie foyer Filharmonii,
h) nadzór nad przygotowaniem widowni sali koncertowej, foyer i pozostałych pomieszczeń niezbędnych do obsługi widowni.
3) Dział Dozoru:
a) obsługa recepcji,
b) techniczna obsługa systemu sygnalizacji pożaru, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli dostępu, systemu BMS,
c) obsługa prób, koncertów, nagrań i innych imprez w zakresie oświetlenia scenicznego nagłośnienia, wentylacji i klimatyzacji,
d) koordynacja pracy działu z harmonogramem pracy Filharmonii oraz pozostałymi działami Filharmonii,
e) uzgadnianie z przełożonymi realizację wydatków działu dozoru,
4) Dział Inwestycji.
Zakres działania działu Inwestycji oraz strukturę organizacyjną działu określa załącznik nr 2 stanowiący integralną część regulaminu.
ROZDZIAŁ V I ZASADY WYDAWANIA WEWNĘTRZNYCH AKTÓW NORMATYWNYCH
§ 25
Dyrektor Naczelny reguluje zasady realizacji celów i zadań wydając następujące akty normatywne:
1) zarządzenie – normujące zasadnicze zagadnienie o charakterze wykonawczym i działaniu ciągłym. Postanowienia zarządzeń mogą być rozwinięte w instrukcjach i regulaminach.
2) polecenie regulujące jednorazowe, operatywne lub okresowe zadania z reguły dla poszczególnych komórek organizacyjnych, o krótkim terminie realizacji a dotyczące istotnej problematyki.
3) pismo okólne wydawane dla przekazania określonym komórkom organizacyjnym lub adresatom informacji o charakterze komunikatów, zawiadomień, wyjaśnień oraz interpretacji przepisów zawartych w innych aktach normatywnych.
§ 26
Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych , Dyrektor ds.. Administracji mogą wydawać :
1) polecenia - w zakresie ściśle określonych spraw do wykonania w krótkich terminach a dotyczących podległego obszaru działania,
2) pisma wg rozdzielnika - dotyczące wewnętrznej problematyki pionu.
§ 27
Ustala się tryb opracowywania i wydawania aktów normatywnych:
1) komórka organizacyjna na polecenie Dyrektora Naczelnego, Dyrektora Artystycznego, Dyrektora ds. Administracji, Dyrektora ds. Finansowych albo z własnej inicjatywy opracowuje projekt aktu normatywnego,
2) projektodawca przekazuje projekt właściwej komórce merytorycznej celem wniesienia uwag merytorycznych do projektu,
3) merytorycznie przygotowany projekt podlega zaopiniowaniu pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego,
4) uzgodniony projekt przedkłada się Dyrektorowi Naczelnemu do podpisu.
ROZDZIAŁ VII
DOKUMENTY ORGANIZACYJNE FILHARMONII ORAZ ZASADY ICH WYDAWANIA I PRZECHOWYWANIA
§ 28
1. Podstawowymi dokumentami określającymi zasady organizacji Filharmonii są :
Statut Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku nadany przez Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003roku zmieniony Uchwałą Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006roku oraz niniejszy regulamin.
2. Uzupełniającymi dokumentami organizacyjnymi są :
1) zbiór pełnomocnictw udzielonych pracownikom,
2) wykaz pieczątek i stempli używanych w Filharmonii,
3) wewnętrzne akty normatywne.
3. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty organizacyjne są przechowywane u specjalisty ds. kadr.
§ 29
1. Do dokonywania czynności prawnych samodzielnie w imieniu Filharmonii upoważniony jest Dyrektor Naczelny oraz pełnomocnicy w ramach umocowania.
2. Pełnomocników ustanawia i powołuje Dyrektor Naczelny. Kopie wszystkich pełnomocnictw są przechowywane i rejestrowane u specjalisty ds. kadr.
ROZDZIAŁ VIII
PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 30
1. Działalność Filharmonii opiera się na planowaniu pracy, w szczególności na rocznych i wieloletnich planach działalności podstawowej , remontowo-inwestycyjnej, finansowej i szkoleniowej.
2. Treść i wewnętrzna forma planów uwzględnia podstawowe informacje określające rodzaj i charakter przedsięwzięcia, przewidywany termin realizacji, osoby odpowiedzialne za realizację, oraz szacunkowe wysokości kosztów zadania.
3. Wszystkie komórki organizacyjne Filharmonii sporządzają sprawozdania półroczne, a na koniec II półrocza roczne, wraz z rocznymi planami pracy na rok następny.
§ 31
1. Kontrola wewnętrzna w Filharmonii ma za zadanie sprawdzenie prawidłowości kierunków działania, doboru sposobu i metod wykonywania zadań ogólnych i obowiązków poszczególnych pracowników, w odniesieniu do obowiązujących przepisów i regulaminów wewnętrznych.
2. Celem kontroli wewnętrznej jest przede wszystkim zapewnienie bieżącej i obiektywnej informacji niezbędnej do kierowania i zarządzania Filharmonią oraz badanie i ocena prawidłowości działania pracowników odpowiedzialnych za wyznaczone odcinki pracy.
3. Zadania kontroli wewnętrznej w Filharmonii wykonuje Dyrektor Naczelny i pracownicy przez niego wyznaczeni w szczegółowo określonym zakresie.
4. Z prac kontrolnych sporządza się sprawozdania okresowe oraz doraźne notatki służbowe zawierające odpowiednie wnioski dotyczące kierunków działań i pracy pracowników.
ROZDZIAŁ IX
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 32
1. Sprawy nieuregulowane regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Filharmonii reguluje Dyrektor Naczelny zarządzeniami.
2. Wprowadzenie w życie regulaminu organizacyjnego następuje na podstawie zarządzenia Dyrektora Naczelnego po zasięgnięciu opinii organizatora i związków zawodowych.
3. Zmiana regulaminu może nastąpić w drodze zarządzenia Dyrektora Naczelnego po zasięgnięciu opinii organizatora i związków zawodowych.
Załącznik Nr 2 do
Regulaminu Organizacyjnego Polskiej Filharmonii Bałtyckiej w Gdańsku
Zakres działania Działu Inwestycyjnego.
Do zadań Działu Inwestycyjnego należy:
1) stymulowanie i koordynacja procesu inwestycji,
2) współdziałanie z pozostałymi działami,
3) przestrzeganie dyscypliny finansowej zabezpieczonych środków finansowych na realizację inwestycji,
4) opracowywanie planu potrzeb w zakresie inwestycji,
5) przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z inwestycja,
6) przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane,
7) wykonywanie czynności kancelaryjnych, kompletowanie i przygotowywanie dokumentów,
8) wykonywanie zadań poleconych przez Dyrektora Naczelnego,
9) zorganizowanie procesu budowy z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
10) opracowanie projektu budowlanego, stosownie do potrzeb innych projektów,
11) objęcie kierownictwa budowy przez kierownika budowy,
12) opracowanie planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
13) wykonanie i odbiór robót budowlanych,
14) nadzór nad wykonywaniem robót budowlanych przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych (nadzór inwestorski, autorski i projektanta).
